Home / archiefcentraal / ommen gaat alle brieven digitaliseren

ommen gaat alle brieven digitaliseren

Met ingang van 1 januari 2015 worden alleen nog digitale dossiers aangemaakt door de bestuursdienst Ommen-Hardenberg. Dat heeft het college van B&W van de gemeente Ommen besloten. Stuurt u een brief, formulier en/of tekeningen, dan worden de papieren versies gescand en daarvan wordt een digitaal dossier aangemaakt. In dat dossier komen alle correspondentie en documenten te staan. Hebt u een vraag, dan kan alle informatie makkelijk worden teruggevonden.

Door alleen nog digitale dossiers aan te maken, kan de gemeente Ommen efficiënter haar werk doen. Tot 1 januari 2015 werden vaak twee dossiers aangemaakt. Eén analoog of papieren dossier en een digitaal dossier. Dat vergde meer tijd en er was een risico dat een van de dossiers niet compleet was. Door alleen nog digitale dossiers aan te maken wordt dit voorkomen. Alle documenten over een zaak, zoals dat genoemd wordt, komen in het dossier te staan. Dat zijn documenten die wij via de post ontvangen, maar ook e-mails, inclusief bijlagen. De papieren documenten worden vernietigd, nadat ze zijn toegevoegd aan het digitale dossier.

Er was al toestemming om de papieren documenten te vernietigen die volgens de Archiefwet 1995 niet langer dan 20 jaar bewaard hoeven te worden. Het college heeft besloten om die toestemming te verruimen tot alle documenten, dus ook de permanent te bewaren bescheiden. Hiermee komt een eind aan de zogenaamde ‘hybride archivering’ oftewel de archivering van zowel digitale als papieren documenten.

Om volledig digitaal te kunnen en mogen archiveren is de vaststelling van het Handboek Vervanging noodzakelijk. In dit boek wordt beschreven welke stappen genomen moeten worden om te komen tot een volledig digitale informatievoorziening. Dit boek maakt onderdeel uit van het besluit. U kunt het Handboek Vervanging inzien op www.ommen.nl

Lees ook

Lifeline van Serious Request onthaald in Ommen

OMMEN – De dj’s van 3FM zijn maandag onthaald in Ommen. Ze trekken met hun …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.